Papyrus

Dokumenti i informacija sadržana u njima su ključni za uspješno poslovanje svakog preduzeća. Danas, sve brži tempo poslovanja i sve veća količina dokumenata, čine stare sisteme upravaljanja dokumentima, bazirane na ručnom evidentiranja i distribuciji papirnih kopija, neefikasnim i nedovoljnim.

 

SAD i EU imaju zakone koji regulišu i nalažu elektronske sisteme upravljanja dokumentima. Tako je u SAD obavezno posjedovanje potpuno pretraživog elektronskog arhiva - papirni arhiv se ne priznaje. EU u ovom trenutku nije otišla toliko daleko (ali sigurno hoće) i nalaže obavezno postojanje eletkronskih evidencija za svu poslovnu dokumentaciju. Rješenje Papyrus je potpuno u skladu sa ovim zakonima.

U BIH trenutno nema zakona koji bi regulisao ovu oblast.

Gdje je informacija?

Ovo je primjer iz stvarnog života. Korisnik je jedna leasing-kuća u Sloveniji:

Zamolili smo direktora da od sekretarice zatraži 5 godina star ugovor za određenu stranku. Sekretarici je trebalo čak 38 minuta da ga pronađe. To vrijeme bi naravno bilo još mnogo duže, da je direktor zatražio da mu se pronađe određeni dio teksta u tom ugovoru.

Ili, zamislite da je direktor zatražio da mu se nađe pismo, ne zna tačno od koga i ne zna tačno kad je poslano, ali koje sadrži određeni tekst. Ovaj zadatak bi već bilo potpuno nemoguće izvršiti sa tradicionalnim načinom arhiviranja papirnih dokumenata.

Vjerujemo da se i vi prepoznajete u navedenim situacijama. Sigurno ste mnogo puta trebali informaciju za koju ne znate tačno gdje se nalazi ili ste nepotrebno dugo čekali da se određeni dokument nađe u arhivi i dostavi.

Za preduzeća čiji zaposleni zahtjevaju mnogo dokumentacije i vrše mnogo pretraga, problemi su još veći. Studija analitičke kuće Delphi Group je pokazala da zaposleni troše približno 30% svog radnog vremena (više od 2 sata dnevno) na rad sa dokumentima. Sad da računamo:
2 sata dnevno * 50 zaposlenih * 250 radnih dana * 5 KM po satu = 125.000,00 KM

Znači vrijeme koje vaši zaposleni provedu tražeći dokumente godišnje košta vaše preduzeće 125.000,00 KM.

Zar ne poželite da smanjite taj trošak i počnete upravljati dokumentima na efikasniji i produktivniji način?

Kako mi možemo pomoći?

Rješenje Papyrus omogućava vašem preduzeću, da u najvećoj mogućoj mjeri, ukloni papirne dokumente iz svakodnevnog poslovanja. Sam princip je jednostavan: odmah po prijemu papirnog dokumenta, isti se skenira, evidentira u sistemu i odlaže u papirni arhiv. Nakon toga se, prema već postojećim procesima, vrši pregled, odobravanje i distribucija - sve elektronskim putem. Sistem automatski vrši optičko prepoznavanje karaktera (OCR), te je tako moguća potpuna pretraga teksta u skeniranim dokumentima.

Sistem takođe uključuje i dokumente koji nastaju u preduzeću, tj. izvorno su u elektronskom obliku - bilo da se radi o Word dokumentu, Excel tabeli, JPEG slici ili AutoCAD crtežu.

Budući da je sistem vrlo fleksibilan i omogućava modelovanje poslovnih procesa, gotovo svi procesi u kojima se koriste dokumenti se mogu migrirati, na primjer: ulazna pošta, izlazna pošta, interna pošta, likvidacija faktura, odobravanje zahtjeva za godišnje odmore, obrada putnih naloga, upravljanje projektnom dokumentacijom.

Sistem omogućava integraciju i povezivanje sa već postojećim poslovno-informacionim sistemima, kao što je recimo DataLab PANTHEON.

Prednosti našeg rješenja

Papyrus je zasnovan na nizu provjerenih hardverskih i softverskih rješenja.

Kompletno rješenje radi na IBM Lotus platformi. Time je korisniku ostavljen na izbor širok spektar serverskih platformi - bilo da se radi o Intel/AMD, Linux, UNIX ili Mainframe okruženjima. Po potrebi, korisniku ćemo isporučiti iz IBM System x, IBM BladeCenter, IBM System p ili IBM System z familija.

Skeniranje, OCR i arhiviranje se radi pomoću proizvoda svjetskog lidera na ovom polju, slovenačkog preduzeća Imaging Systems.

Modeliranje poslovnih procesa, integracija sa postojećim poslovno-informacionim sistemima i povezivanje svih dijelova u jedno produktivno i efikasno radno okruženje se vrši pomoću proizvoda 3K Document Cycle.

Dodatne informacije

Uvođenje sistema za upravljanje dokumentima je obiman i složen posao koji se ne radi preko noći. Naši stručnjaci će biti uz vas cijelo vrijeme, počevši od analize stanja i izrade preliminarnog rješenja, preko implementacije i prilagođavanja, do obuke zaposlenih i tehničke podrške.

Svijet efikasnog upravljanje dokumentima je pred vama, samo treba da napravite prvi korak: